3.18 SECCIONES EN WORD
Las
secciones son utilizadas por Word para diferenciar o separar ciertas partes del
documento donde se gestionan propiedades diferentes en lo relativo a tamaños y
orientaciones de hoja y diferentes contenidos de encabezado y/o pié de página.
Dicho de otra forma, las secciones permiten crear distintas partes
en un documento de forma que podamos aplicar formatos incompatibles entre sí.
Para crear una sección dentro de un documento de Word nos
vamos a la ficha Diseño de página, grupo
Configurar Página y a la opción Saltos.
Los diferentes saltos de sección que podemos insertar son:
§ Página siguiente inserta un salto de sección y la
nueva sección se inicia en la página Página siguiente inserta un salto de sección y la nueva sección se inicia en la página siguiente. Puede usarse para definir diferentes encabezados o pies de página.
§ El salto de sección continuo inserta un salto de sección y la nueva sección se inicia en la misma página. Este puede usarse para variar el formato dentro de la misma página como por ejemplo, usar dos columnas en la primera parte de la página y una columna en la segunda parte.
§ El salto de sección de página par (o impar) inserta un salto y hace que la nueva sección comience en la siguiente página par (o impar) que le corresponda. Puede servirnos, por ejemplo, para forzar que un capítulo de un libro empiece en una página impar, aunque el capítulo anterior se haya terminado también en una página impar.
§ El salto de sección de página par (o impar) inserta
un salto y hace que la nueva sección comience en la siguiente página par (o
impar) que le corresponda. Puede servirnos, por ejemplo, para forzar que un
capítulo de un libro empiece en una página impar, aunque el capítulo anterior
se haya terminado también en una página impar.
Además, para gestionar bien
las secciones es conveniente que en la barra de estado de Word aparezca
información sobre la sección en la que se encuentra el cursor. Para eso hacemos
clic con el botón derecho sobre la barra de estado y activamos la opción
Secciones.
3.19 ESTILO Y TABLA DE CONTENIDO
Un
estilo es una combinación predefinida de un tipo de fuente, un color y un
tamaño de letra que puedes aplicar en cualquier texto del documento. Aplicar un
estilo puede ayudarte a mejorar el diseño y la presentación de tu
documento.
¿ Cómo aplicar un estilo?
Paso
1:
Selecciona el texto al que quieres aplicarle el estilo.
Paso
2:
En la pestaña Inicio encontrarás la Barra de estilos. Haz clic en la
flecha que está en una esquina de la barra.
Paso 3:
Se
desplegará el menú de estilos. Selecciona el estilo que quieres usar y el texto
que hayas seleccionado cambiará.
¿Cómo aplicar un conjunto de estilos?
Un
conjunto de estilos está conformado por la combinación de una serie de estilos
para el título, el encabezado y los párrafos.
Para
aplicar un conjunto de estilos sigue estos pasos.
Paso 1:
Desde
la pestaña de Diseño, haz clic en la flecha de Formato
del documento.
Paso 2:
Se desplegará el menú de conjuntos de estilos. Allí
selecciona el conjunto que quieras aplicar.
Paso 3:
El conjunto de estilos que hayas seleccionado se
aplicará a todo el documento.
TABLA
DE CONTENIDO
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la
unidad que está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el
documento.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una
tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar
los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres métodos para preparar una tabla de
contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos
predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de
estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si
en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema,
podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del
documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título
apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la
pestaña Vista > Esquema.
3. Crear estilos de títulos
personalizados.
Podemos crear estilos de títulos personalizados y
posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado
títulos personalizados una vez estemos en la pestaña de Tabla de
contenido en el diálogo Tabla de contenido (que
veremos a continuación) debemos pulsar sobre el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que vemos en la
imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado
y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Título
1, Título 2 , etc. lo lógico es que le
asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título
2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
3.20 CORRESPONDENCIA
Esto que parece algo
que todos hemos hecho alguna vez en nuestra labor “ofimática” a veces se nos
olvida y en otras no hemos tenido la precaución de apuntarnos los pasos a dar.
Esta mini guía va para aquellos que tienen poca memoria, los que quieren ponerlo
en práctica y para todos los que quieran leerla. De entrada presentemos a los
implicados, es decir, Word 2007, Excel 2007 y nosotros, los que vamos a hacerlo
posible. El objetivo es imprimir cartas comerciales o de felicitación o de
información en masa a unas personas que tenemos identificadas con su nombre,
apellidos, dirección, empresa, etc.
Lo primero vamos a disponer los datos de estas
personas en una tabla de Excel en columnas por tipo de dato:
Una vez hecho esto
vamos al programa principal de esta película, Word y comenzamos creando una
carta, por ejemplo, que es la que vamos a enviar a estas personas, pero lo
haremos desde la opción “Combinar Correspondencia”
Tenemos una hoja en
blanco y la rellenamos con los datos que queremos que contenga la carta que
vamos a enviar. Y a continuación vamos a combinarla con nuestros datos y para
ello seleccionamos la lista:
Buscamos la hoja de Excel
que previamente hemos creado.
Una vez seleccionada
nos mostrara las hojas que contiene y nos pide que seleccionemos la que tiene
los datos.
Seguidamente nos
informa del contenido de la Hoja por si queremos aplicar algún filtro sobre él.
Ahora ya tenemos el
documento y los datos, pasemos a unirlos. Vamos a la opción “Insertar Campo
Combinado” y después de ubicar el cursor en el sitio que queramos incluir dicho
campo, lo seleccionamos.
Una vez incluidos los
campos debería quedar una carta, más o menos, así.
Como vemos aparece el
nombre del campo pero no su contenido, para que esto ocurra debemos ir ahora a
“Vista Previa de Resultados”, por ejemplo.
Y aquí vemos el
resultado. Si clicamos sobre las flechas que vemos arriba de “Buscar
destinatario” podremos ver como se modifican los datos según la persona que
hemos seleccionado. Pues bien ya solo queda combinarlos definitivamente.
“Finalizar y combinar” que nos da tres opciones. La primera es la que usaremos
y la más útil por si queremos volver a enviar los documentos o guardarlos para
archivar, posteriormente los podremos imprimir o enviar. La segunda es para
imprimirlos directamente sin guardar copia y la tercera para enviarlos por
correo sin archivarlos.
Una vez pulsada la
opción que queremos nos pide que confirmemos que registros queremos combinar.
Como nosotros hemos
seleccionado “Todos” y teníamos 2 personas en la tabla, este sería el
resultado, dos cartas individuales.
Y con esto tendremos
una solución al envío masivo de cartas o, si
aplicamos este mismo método.
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